Dlaczego wdrożono rozwiązanie? 
Elektroniczny System Zarządzania Edukacją w Tarnowie EDU-NET został wdrożony w celu wystadryzowania zatrudnienia obsługi finansowo-administracyjno-obsługowej, zoptymalizowania kosztów funkcjonowania tarnowskiej oświaty oraz ujednolicenia stosowanych programów finansowo-księgowych w jednostkach oświatowych. Dążono również do wprowadzenia możliwości szybkiego przepływu informacji pomiędzy urzędem a jednostkami i podniesienie jakości kształcenia w tarnowskich szkołach.
Jaka była przyczyna wdrożenia rozwiązania?
Rosnące wydatki bieżące związane z funkcjonowaniem jednostek oświatowych, ogromna różnorodność stosowanych programów finansowo-księgowych i organizacyjnych niepozwalających na szybkie analizy i zmiany jak również rozbieżności w strukturach zatrudnienia pracowników administracyjno-obsługowych w poszczególnych jednostkach i ich wynagrodzeń na podobnych stanowiskach.
Na czym polegał problem, który był powodem wdrożenia rozwiązania?
Zauważono bardzo duże rozbieżności w kosztach funkcjonowania poszczególnych szkół co przekładało się na bardzo rozbieżne koszty roczne ucznia w tych szkołach.
Struktura zatrudnienia pracowników administracyjno-obsługowych również była bardzo zróżnicowana – w jednych szkołach zauważyć można było przerost a w innych widoczne były braki osobowe.
Koszty funkcjonowania oświaty corocznie były coraz większe a % udział otrzymywanej subwencji w ponoszonych wydatkach bieżących miał tendencję malejącą. 
Różnorodne programy finansowo-księgowe oraz papierowe arkusze organizacyjne nie pozwalały na szybkie analizy wybranych zagadnień. Porównywanie konkretnych rzeczy pomiędzy jednostkami wymagało ogromu pracy i każdorazowego zwracania się z zapytaniami do poszczególnych jednostek. 
Przekazanie takiej samej informacji, polecenia, zadania do wszystkich lub wybranych jednostek wymagało dość dużo czasu – a zebranie informacji zwrotnych jeszcze więcej.

Na czym polega wdrożone rozwiązanie?
Wprowadzenie elektronicznego systemu zarządzania edukacją EDU-NET, polegał na przyjęciu:

• elektronicznego arkusza organizacyjnego pozwalającego na szybką i dokładniejszą weryfikację prawidłowości stworzonej organizacji jak również jej późniejszych zmian (aneksów),
• jednakowych programów finansowo-księgowych dających lepszą możliwość kontroli planowanych i realizowanych wydatków, szybką informację zwrotną o zmianie organizacji (aneksy do arkuszy) jak również planu finansowego,
• jednolitych zasady planowania budżetów (osobowe- wynikające wprost z zatwierdzonych arkuszy, rzeczowe według przyjętych zasad, limitów itp.),
• standaryzacji zatrudniania pracowników administracyjno-obsługowych oraz stawek ich wynagrodzeń zasadniczych, ujednolicenie skali zatrudniania pracowników administracyjno-obsługowych i ich wynagrodzeń na takich samych stanowiskach. Powiązanie etatów zatrudnionych pracowników od m2 powierzchni budynków (obsługa), ilości dzieci (administracja) i ilości wydawanych posiłków (stołówki i kuchnia),

Standaryzacja zatrudnienia pracowników AiO jednostek oświatowych prowadzonych przez Gminę Miasta Tarnowa prowadzona jest od bardzo dawna, bo już od 2011 r.
W roku szkolnym 2011/2012 Gmina Miasta Tarnowa była organem prowadzącym 76 szkół i placówek oświatowych, w tym 28 przedszkoli, 11 szkół podstawowych, 4 gimnazjów, 5 liceów i 19 zespołów szkół, 4 szkół specjalnych i 5 pozostałych placówek.
Zatrudnianych wówczas było blisko 2,9 tys. nauczycieli (2646,08 etatów). W Administracji i Obsłudze zatrudnionych było 1016 etatów.
Wprowadzony wówczas wstępny etap standaryzowania zatrudnienia pracowników AiO nie przyniósł znaczących oszczędności (w roku szkolnym 2012/2013 zatrudnionych było 999,55 etatów), natomiast był to początek wyrównywania różnic w nakładach na organizację poszczególnych szkół w tym zakresie. Dyrektorzy szkół musieli przyjąć, że od tej pory zatrudnienie pracowników AiO będzie odbywało się w oparciu o jasne zasady, wspólne dla wszystkich szkół kryteria zatrudnienia.
W kolejnych latach zarówno decyzje lokalne (w 2012 r. zlikwidowano 1 szkołę podstawową, 
3 przedszkola oraz szkoły przy Pogotowiu Opiekuńczym) jak również reformy oświaty (m. in. likwidacja gimnazjów) spowodowały, że obecnie Gmina Miasta Tarnowa jest organem prowadzącym 64 szkół i placówek oświatowych. 
W 2019 r. Zarządzeniem nr 378/2019 Prezydenta Miasta Tarnowa z dnia 29 sierpnia 2019 r. wprowadzono kolejny nowy etap standaryzowania szkół w zakresie zatrudnienia pracowników administracji i obsługi. Wówczas stan zatrudnienia AiO wynosił 1023 etaty. Obecnie zatrudnienie mamy na poziomie 865 etatów (spadek o 158 etatów na przestrzeni lat 2019-2023).
W latach wcześniejszych ilość zatrudnionych pracowników administracji i obsługi w dużych liczbach oscylowała w okolicy 1.100 etatów (różnie w różnych datach) a obecnie około 800 etatów (tak został podany spadek ok. 300 etatów.
Obecnie zatrudnionych AiO (2022/2023) jest 865 etatów.

Dodatkowo przeprowadzono  termomodernizację budynków użyteczności publicznej w tym szkół i przedszkoli oraz montaż urządzeń oszczędnościowych na instalacjach wodnych w celu obniżenia kosztów użytkowania.  
Zintensyfikowano szkolenia dla nauczycieli (większość zatrudnionych nauczycieli to nauczyciele dyplomowani) poprzez Tarnowską Inicjatywę Oświatową e-dukaTIO w celu podniesienia jakości nauczania.

Co zrobiono” krok po kroku”?
Wprowadzenie jednolitych systemów organizacyjnych i finansowo-księgowych poprzedzone było szkoleniami zarówno dla kadry zarządzającej szkołami jak również dla pracowników poszczególnych modułów szkół (księgowość, płace, sekretariat, stołówka, biblioteka) i pracowników Wydziału Edukacji.
Przeprowadzano ćwiczenia na „żywym organizmie” tzn. na pokazowej wersji programów - tak aby osoby z nich korzystające mogły sprawdzić, spróbować i zobaczyć wiele ułatwień które takie rozwiązanie wprowadzało. Warsztaty te przeprowadzane były w grupach takich samych jednostek (przedszkola, szkoły podstawowe, licea, inne) co pozwalało na szybkie rozwiązywanie pojawiających się problemów w tych grupach.
W pierwszym roku wdrożonego funkcjonowania Elektronicznego Systemu Zarządzania Edukacją EDU-NET funkcjonował równolegle z dotychczas stosowanych programami finansowo-księgowymi. Wymagało to podwójnej pracy księgowych jednak dawało pewien komfort, że nowe rozwiązanie działa prawidłowo (możliwość porównań pomiędzy programami). Po kilkunastu latach funkcjonowania Edu-Net (2007-2020) program finansowo-księgowy przeniesiony został do środowiska w chmurze.
Takie rozwiązanie pozwoliło na ujednolicenie planu kont i stosowanych księgowań, łatwość zastąpienia nieobecnej osoby, dostęp do programu z dowolnego miejsca oraz rozwiązywanie pojawiających się problemów od ręki i jednorazowo (środowisko on-line).
Przeprowadzono  termomodernizację budynków użyteczności publicznej w tym szkół i przedszkoli oraz montaż urządzeń oszczędnościowych na instalacjach wodnych w celu obniżenia kosztów użytkowania.  
Zintensyfikowano szkolenia dla nauczycieli (większość zatrudnionych nauczycieli to nauczyciele dyplomowani) w celu podniesienia jakości nauczania.

Opis podejścia (generalna koncepcja / metoda, przyjęte założenie ogólne).
Miasto od lat dąży do zapewnienia szkołom podstawowym porównywalnych warunków nauki, przekłada się to na:

• dokonywane inwestycje w zakresie poprawy bazy lokalowej,
  - dobrą ofertę edukacyjną szkół zarówno dla ucznia zdolnego, jak i mającego trudności w uczeniu się.  Priorytetowe jest wspieranie uczniów posiadających orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego, w tym organizacja zajęć rewalidacyjnych, wyrównawczych, czy zatrudnienie dodatkowej kadry.
• zwiększenie w ostatnich latach zatrudnienia nauczycieli specjalistów: psychologów, logopedów, terapeutów pedagogicznych,
• włączanie szkół w programy rządowe, które przyczyniają się do podnoszenia jakości edukacji,
• optymalizacja etatów świetlicy szkolnej (świetlica ma odpowiadać realnym potrzebom).

W jednostkach oświatowych Gminy Miasta Tarnowa zasadniczo zatrudniano głównie pedagogów szkolnych. Ogromny przyrost dzieci wymagających pomocy psychologiczno-pedagogicznej spowodował, że od kilku lat w naszych szkołach pojawili się nauczyciele logopedzi, psycholodzy, terapeuci pedagogiczni, a w ostatnim roku także nowi pedagodzy specjalni.
Poniższa tabela przedstawia zmiany w ostatnich 10 latach.

W szkołach podstawowych dąży się od lat do podnoszenia średniej liczebności uczniów w oddziałach. Natomiast nie praktykuje się odgórnego narzucania limitu oddziałów klas pierwszych w naborze, co cieszy się z pozytywnym odbiorem społecznym (rodzic ma poczucie, że jego dziecko dostanie się do wybranej szkoły podstawowej).
Takie działanie, powoduje, że wszystkie szkoły podstawowe starają się utrzymywać dobry poziom edukacji, tak aby być konkurencyjnym (zaledwie kilka szkół podstawowe w Tarnowie, ze względu na swoją lokalizację, są szkołami typowo obwodowymi tj. 80% przyjmowanych pierwszoklasistów to uczniowie z obwodu tej szkoły).

W szkołach pracuje bardzo duży odsetek nauczycieli z najwyższym stopniem awansu zawodowego tj. ponad 60 % to nauczyciele dyplomowani, a także pełnozatrudnieni. Natomiast miasto podejmuje także starania o zapewnienie nauczycielom zatrudnienia, stąd też prowadzony jest Bank Nauczycieli Poszukujących Pracy. Praktykuje się również coroczne dopełniania etatów nauczycielom niepełnozatrudnionym w ramach jednostek gminy.
Corocznie czynione są nakłady w zakresie doskonalenia zawodowego, które ma odpowiadać potrzebom szkół, w ostatnich latach ukierunkowane głownie na pedagogikę specjalną. 

W celu zoptymalizowania funkcjonowania jednostek oświatowych (organizacja uzależniona od struktury każdej jednostki, obniżenie kosztów, szybka wymiana informacji, odpowiednia polityka organizacyjno-kadrowa) wprowadzono standaryzację zatrudniania pracowników administracyjno-obsługowych, jednolite programy finansowo-księgowo-płacowe oraz elektroniczny arkusz organizacyjny pozwalający na szybką weryfikację poprawności wprowadzanych zmian i możliwość sporządzanych zestawień danych).

Szczegółowy opis kluczowych zadań (kto, kiedy, co zrobił).

Wydział Informatyzacji
W 2010 przygotowano odpowiednie dokumenty i aplikowano o środki unijne  które umożliwiłyby znaczącą rozbudowę systemu. W wyniku przeprowadzonego konkursu, projekt EduNet 2 uzyskał dofinansowanie w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego Działania 1.2, co pozwoliło na rozpoczęcie jego realizacji. Pod koniec 2010 roku podpisano umowę na kwotę 298 000,00 zł na dostawę i instalację oprogramowania systemu wspomagającego zarządzanie jednostkami edukacyjnymi Gminy Miasta Tarnowa, a następnie przy udziale pracowników Wydziału Informatyzacji wdrażano oprogramowanie w jednostkach. Przez kilka kolejnych lat bieżące wsparcie Systemu realizowane było siłami Wydziału Informatyzacji, dodatkowo zapewniano wsparcie od dostawcy Systemu. 
W 2016 r. rozpoczęto prace nad utworzeniem Centrum Usług Wspólnych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014-2020.W 2018 roku zakupiono sprzęt informatyczny na którym następnie zainstalowano aktualne wersje Systemu (system centralny nie wymagający instalacji oprogramowania na komputerach w jednostkach .
W 2019 podpisano umowę na aktualizację użytkowanych systemów do wersji mobilnych (dostępnych przez internet) a od 2021 rozpoczęto już prace w nowych systemach dostępnych przez internet . 

WED

• Inspektorzy WED zostali przeszkoleni z funkcjonalności Edu-Net (arkusz organizacyjny)  i zaczęli stosować tą aplikację do organizacji nowego roku szkolnego – nie było możliwości innego sporządzenia aneksu. „Wymusiło” to trochę obligatoryjne stosowanie nowego rozwiązania, które zaczęło działać we wszystkich jednostkach.
• W pierwszym roku wdrożonego funkcjonowania Elektronicznego Systemu Zarządzania Edukacją Program F-K funkcjonował równolegle z dotychczas stosowanych programami finansowo-księgowymi. Wymagało to podwójnej pracy księgowych jednak dawało pewien komfort, że nowe rozwiązanie działa prawidłowo (możliwość porównań pomiędzy programami).W kolejnym roku program ten był jedynym obowiązującym – tylko z niego można było wykonać sprawozdawczość do Besti@. 
  Po kilkunastu latach funkcjonowania Edu-Net-u (2007-2020) program finansowo-księgowy przeniesiony został do środowiska w chmurze.
• Zarządzeniem Prezydenta Miasta Tarnowa wprowadzono zasady standaryzacji zatrudniania pracowników administracji i obsługi. Naliczone etaty standaryzacyjne podlegają przeliczeniu do końca każdego września (nowa organizacja roku szkolnego) ze skutkiem od 01 stycznia roku następnego. Załącznikiem do Zarządzenia były stawki wynagrodzenia zasadniczego na przyjętych stanowiskach (ich nazewnictwo również zostało ujednolicone).

Z perspektywy czasu i osiągniętych rezultatów wdrożenie Elektronicznego Sytemu Zarządzania Edukacją jest udanym rozwiązaniem.
Wszystkie jednostki pracują na takich samych programach organizacjo-księgowo-finansowych.
Sporządzane analizy dzięki jednakowym danymi źródłowym są wiarygodne i porównywalne.
Kontakt i przekazywanie informacji pomiędzy jednostkami a urzędem jest dużo sprawniejszy zarówno w obszarze organizacyjnym (arkusze i aneksy do nich) jak i finansowym (plany finansowe, wnioski o zmiany planów, założenia do kolejnego budżetu, planowanie itd.).
Prowadzona polityka organizacyjno-kadrowa przyczyniła się do obniżania wydatków bieżących ponoszonych w jednostkach oświatowych a także do podniesienia jakości nauczania w tarnowskich szkołach. Odzwierciedleniem tego są bardzo dobre wyniki egzaminu klas ósmych na tle małopolski i całego kraju (powyżej średniej).
Przeniesienie programów finansowo-księgowych do chmury usprawniło przepływ informacji (dostęp on-line), umożliwiło zastępowalność pracowników jak również wprowadziło jednakowe plany kont jak i księgowania dla wszystkich jednostek oświatowych (wiarygodność danych).
Przeprowadzone prace modernizacyjne przyczyniły się do zmniejszenia kosztów użytkowania obiektów.
Korzyści z wdrożona rozwiązania.
Jednolity system finansowo-księgowy (od roku 2021 system w chmurze), płacowy, inwentaryzacyjny, magazynowy czy też kancelaryjny i e-dziennik dla rodziców i nauczycieli pozwala z jednej strony na lepszy kontakt i wymianę doświadczeń jak również rozwiązywanie pojawiających się problemów „w sieci” na bieżąco. Daje możliwość szybszej i dokładniejszej weryfikacji. Planowanie budżetów odbywa się z realnych arkuszy – zatwierdzonych przez organ prowadzący. Takie ujednolicenia daje możliwość szybkiego zastąpienia osoby nieobecnej (umożliwienie dostępu on-line). Każda szkoła jest osobną jednostką budżetową z własną księgowością i organizacją. Kontakt pomiędzy Urzędem a Jednostką  jest dużo szybszy. Ujednolicone zostały wykorzystywane systemy pracy i organizacji. Takie ujednolicenie systemów pozwala to na bardziej racjonalne planowanie wydatków co przekłada się na sukcesywne obniżanie kosztów rocznych ponoszone na dziecko w szkole. Dodatkowo ujednolicony i elektroniczny arkusz organizacyjny pozwala na weryfikację liczby uczniów w oddziale, na kontrolę zajęć międzyoddziałowych, dyrektorskich, planowanych zastępstw, wymiaru etatu poszczególnych nauczycieli itp. – a to wszystko przekłada się na niższe koszty. Miasto Tarnów kolejny już rok nie jest zobligowane do wypłaty wyrównań wynikających z art.30 a KN gdyż wszyscy nauczyciele osiągają wymagane średnie wynagrodzenie. Związane jest to z przydzielaniem godzin ponadwymiarowych w trakcie roku szkolnego. Nie bez znaczenia na coraz to lepszą organizację pracy szkół pozostają osoby inspektorów Wydziału Edukacji, którzy swoją szeroką wiedzę, doświadczenie i wysokie kompetencje na co dzień wykorzystują w pracy. Osoby te sukcesywnie i nieustannie się szkolą a nabyte umiejętności przekazują i wykorzystują w swojej pracy.
Wprowadzona standaryzacja zatrudnienia pracowników administracji i obsługi na przestrzeni kilku lat zmniejszyła liczbę zatrudnionych osób o ponad 300 etatów. Struktura zatrudnienia jest taka sama dla każdego typu szkoły i wynika z powierzchni budynku, liczby dzieci czy też liczby wydawanych posiłków.
Przeprowadzone na przestrzeni kilkunastu lat prace termomodernizacyjne budynków oświatowych obniżyły koszty ich funkcjonowania (ogrzewanie, oświetlenie, zużycie wody itp.)a ostatnio zamontowane systemy oszczędzania dodatkowo zmniejszyły ilość zużywanej w placówkach wody. Intensyfikacja szkoleń nauczycieli w ramach Tarnowskiej Inicjatywy Oświatowej e-ducaTIO współorganizowanej przez Tarnowskich Liderów Przedmiotowych we współpracy z tarnowskimi placówkami oświatowymi oraz coroczne szkolenia w ramach programów Aktywna Tablica i NPRCz przyczyniły się do wysokich wyników egzaminów klas VIII. Pomogły również nauczycielom na prowadzenie zajęć w czasie pandemii w formie on-line lub hybrydowej. W statystykach ostatnich lat Miasto Tarnów przewyższa wynikami średnie osiągnięte zarówno w Małopolsce jak i w całej Polsce.
Co uzyskano dzięki wdrożonemu działania?

• Zracjonalizowanie kosztów  funkcjonowania wszystkich szkół poprzez ujednolicenie systemów organizacji (arkusza organizacyjnego jednostek, księgowości (system finansowo-księgowy), płac, magazynów, inwentaryzacji, e-dzienników. Wprowadzenie standaryzacji zatrudnienia pracowników administracyjno-obsługowych.
• Przyspieszenie i ułatwienie kontaktu pomiędzy urzędem i jednostkami.
• Możliwość szybkiego sporządzania analiz, porównań, symulacji zarówno z arkusza organizacyjnego jak i z planów finansowych, wykonań.
• Szybkie przekazywanie informacji dotyczących zmian planów finansowych (wniosek o zmianę planu w systemie, zatwierdzenie wprowadzonych zmian również w systemie).
• Obniżenie kosztów użytkowania obiektów oświatowych poprzez przeprowadzenie termomodernizacji obiektów szkolnych jak również montaż po programie pilotażowym perlatorów na urządzeniach sanitarnych we wszystkich placówkach oświatowych.
• Zmniejszenie zatrudnienia w prowadzonych 64 jednostkach oświatowych o około 300 etatów
• Jednakowa struktura zatrudnienia w odniesieniu do założonych standardów zatrudniania pracowników Administracji i Obsługi  oraz  jednakowe wynagrodzenia zasadnicze na takich samych stanowiskach w każdej placówce.
• Bardzo dobre wyniki egzaminów klas ósmych (powyżej średniej Małopolski i Polski) dzięki szkoleniom  nauczycieli oraz prowadzonej polityce kadrowo-organizacyjnej jednostek oświatowych.

Badając wyniki edukacyjne miasta Tarnowa w Systemie Monitorowania Usług Publicznych można zauważyć, że analizując szereg wskaźników, średnie ich wyniki na tle dużej grupy miast na prawach powiatu, rok rocznie są nie tylko wyższe ale i się poprawiają. To potwierdza skuteczność wdrożonych działań i ogólnego zarządzania realizacją zadań edukacyjnych w szkołach podstawowych w Tarnowie.

Pod koniec 2010 roku podpisano umowę na kwotę 298 000,00 zł na dostawę i instalację oprogramowania systemu wspomagającego zarządzanie jednostkami edukacyjnymi Gminy Miasta Tarnowa
W 2011 wykupiono szkolenie dla jednostek edukacyjnych Gminy Miasta Tarnowa za kwotę 20 000 zł
Kwota za wsparcie systemów w roku 2012 – 36 900
Kwota za wsparcie systemów w roku 2013 – 36 900
Kwota za wsparcie systemów w roku 2014 – 36 900 + 50 000
Kwota za wsparcie systemów w roku 2015 – 46 000 + 50 000 
Kwota za wsparcie systemów w roku 2016 – 46 000 + 50 000
Kwota za wsparcie systemów w roku 2017 – 46 000 + 50 000 
Kwota za wsparcie systemów w roku 2018 – 46 000 + 50 000
Kwota za wsparcie systemów w roku 2019 – 57 957,50
W 2019 za kwotę  299 999,00 zakupiono rozbudowę systemu EDUNET2 ( Poprawa mobilności Systemu Edunet2) 
Kwota za wsparcie systemów w roku 2020 – 57 957,50 (bez Wydziału edukacji)
Kwota za wsparcie systemów w roku 2021 – 57 957,50 (bez Wydziału edukacji)
Kwota za wsparcie systemów w roku 2022 – 360 000,00 (już z wydziałem Edukacji) 

Czasochłonność wdrożenia rozwiązania

Początkiem 2011 roku rozpoczęto wdrażanie  jednolitego oprogramowania w jednostkach edukacyjnych Gminy Miasta Tarnowa. Wdrożenie zakończono w połowie 2012 roku.

Zaangażowanie osobowe związane z wdrożeniem rozwiązania.

W pierwszych dwóch latach od zakupu średnio 2 etaty pracowników Wydziału informatyzacji później na bieżące wsparcie średnio jeden etat pracownika Wydziału Informatyzacji.

Co należy zrobić, aby wdrożyć rozwiązanie.
Zinwentaryzować posiadane systemy organizacyjno-finansowo-księgowe i przeanalizować możliwość ich ujednolicenia (transfer danych itp.).
Określić co chcemy osiągnąć, jakie usługi ujednolicić, do jakich danych i w jaki sposób mieć dostęp.
Znaleźć dostawcę oprogramowania najlepiej spełniającego potrzeby danej gminy 
Przekonać zarządzających, że takie rozwiązanie będzie korzystne w i opłacalne w dalszej perspektywie czasowej.
Przekonać Kierowników jednostek oraz pracowników administracyjnych, że wprowadzane rozwiązanie na przestrzeni dalszych lat ułatwi i przyspieszy ich pracę.
Jeżeli decyzja o wprowadzeniu takiego systemu będzie pozytywna – określić ramy czasowe jego wprowadzenia i bezdyskusyjnie ich przestrzegać – każde odstępstwo będzie wydłużać proces wprowadzania i rozpoczęcia funkcjonowania.
Przekonać pracowników Wydziału Edukacji, którzy będą mieli bezpośredni kontakt z pracownikami jednostek, że takie postępowanie jest słuszne. Jeżeli pracownicy będą „przeciw” choćby nawet mentalnie wszystko będzie utrudnione. Powinni oni również w pierwszej kolejności zostać tak dokładnie przeszkoleni, żeby mieli poczucie, że wiedzą i znają program na tyle dobrze że mogą sprawdzać innych i weryfikować to co jednostki będą wprowadzać.
Ryzyka, które należy uwzględnić wdrażając rozwiązanie.
Opór i niechęć pracowników i kierowników szkół i przedszkoli przed nieznanym, nowym i wymagającym nowych umiejętności wprowadzanym systemem.
Zabezpieczenie środków finansowych na zakup, wdrożenie i późniejsze utrzymanie i wsparcie techniczne ze strony firmy.
Odpowiednio sformułowane umowy pomiędzy Gminą a Dostawcą gwarantujące gminie wsparcie techniczne, aktualizacje i szkolenia oraz odpowiedzialność za ewentualne błędy systemowe na wymaganym przez gminę poziomie.
Praktyczne porady i wskazówki związane ze wdrażaniem rozwiązania.
Przekonanie Kierowników jednostek oraz pracowników administracyjnych, że wprowadzane rozwiązanie będzie dla nich korzystne i na przestrzeni dalszych lat ułatwi i przyspieszy ich pracę (nie będą musieli tej samej rzeczy wykonywać wiele razy- raz wprowadzone dane będą „zaciągane” do innych modułów i tam są wykorzystywane).
Utworzenie zespołów roboczych w poszczególnych typach jednostek (z pracowników tych jednostek –„liderzy”), które będą wypracowywać rozwiązania w pojawiających się problemach.
Bardzo dobrze przeprowadzone szkolenia dla wszystkich osób objętych wprowadzanym nowym systemem.