Kontrola zarządcza w Muzeum Miejskim w Żorach – zintegrowany system wdrożenia

Zintegrowany system wdrożenia kontroli zarządczej pomyślany został jako sposób na bezbolesne dla pracowników, a skuteczne dla pracodawcy, narzędzie przełożenie teorii ustawy na praktykę dnia codziennego muzeum.

Ustawowo wprowadzony obowiązek opracowania i wdrożenia zasad kontroli zarządczej stał się impulsem do ewaluacji i weryfikacji całokształtu działalności Muzeum Miejskiego w Żorach w celu dostosowania, uzupełnienia i korekty wadliwie działających elementów mechanizmu organizacyjno-zarządczego.

Problem zdefiniowany przez samorząd: Projekt „Kontrola zarządcza w muzeum  - zintegrowany system wdrożenia" był konsekwencją wprowadzonych w okresie 2001-2010 zmian zarządczych. Z bieżących analiz wynikała potrzeba poprawy efektywności w działaniach placówki oraz likwidacji przyczyn świadczących o „tymczasowości i chwiejności" struktur. Ewaluacja i weryfikacja dotychczas obowiązującej struktury zarządczej pozwoliła na zidentyfikowanie słabych miejsc mechanizmu zarządzania, ale przede wszystkim przewartościowała myślenie pracowników o systemie zarządzania, włączając ich aktywniej w administrowanie jednostką.

Sposób rozwiązania problemu:

W ramach podjętych działań opracowano poszczególne części kontroli z uwzględnieniem wszystkich elementów wymaganych przez ustawodawcę,  dostosowanych do charakteru instytucji. Opracowanie stało się kompendium wiedzy o muzeum, zasadach jego funkcjonowania, sposobie kontroli, jak również oceny.

Zintegrowany system wdrożenia pomyślany jako teoria przełożona na praktykę zakładał:

• wdrożenie zasad kontroli zarządczej bez przymusu, rozumiejąc, iż opór ze strony pracowników będzie większy w przypadku braku zrozumienia;
• minimalne zaangażowanie pracowników na etapie opracowywania standardów, aby nie doszło do odczucia przeciążenia materiałem, który poddawany jest ewaluacji i weryfikacji;
• opracowanie pełnej informacji o zasadach kontroli zarządczej oraz przekazanie jej pracownikom w postaci skondensowanej - najistotniejszych elementów;
• opracowanie systemu procedur ułatwiających codzienną pracę jednostki oraz łatwą adaptację nowym pracownikom;
• oddanie w ręce pracowników narzędzi ułatwiających rozwiązywanie problemów
  administracyjnych - tzw. kontrola na skróty.

Opracowane dla muzeum standardy kontroli zarządczej wymagały wdrożenia ze zrozumieniem. Proces ten zakładał opracowanie i przeprowadzenie serii szkoleń wewnętrznych, ćwiczeń praktycznych oraz analiz możliwych do popełnienia błędów.

Standardy kontroli zarządczej wraz z elementami pochodnymi, typu materiały szkoleniowe, instrukcje i procedury oraz dokumenty wzorcowe, zostały udostępnione wszystkim pracownikom w postaci zapisu cyfrowego, w formie łatwej do zastosowania w praktyce.

Projekt został opracowany na podstawie dostępnej literatury przedmiotu, kwerendy internetowej oraz wiedzy pozyskanej w trakcie szkoleń. Wyzwaniem był innowacyjny charakter zmian ustawowych, które objęły całość procesu zarządzania instytucją, nie tylko struktury administracyjno-księgowe.

W trakcie prac wzięto pod uwagę i poddano weryfikacji: instrukcje i regulaminy, funkcjonujące procedury, schemat organizacyjny i zakresy czynności pracowników, plany i sprawozdania, praktyki dnia codziennego.

Z uwagi na brak materiału porównawczego wykorzystano jedynie dane własne instytucji. Zostały one przeanalizowane i posortowane z uwzględnieniem pozytywnych, neutralnych i negatywnych aspektów funkcjonowania. Przeprowadzono również wstępną analizę SMART pod kątem wskazania mocnych i słanych stron we wszystkich obszarach działania muzeum.

Wszystkie etapy projektu zostały zrealizowane w ramach własnych zasobów pracowniczych.

Korzyści: Wdrożenie zostało poddane stałemu monitoringowi i ewaluacji długoterminowej w dwóch okresach 2011-2015 oraz 2016-2020. Pierwszy z nich był okresem budowy i organizacji siedziby stałej. Drugi to czas oddania do użytkowania wystaw stałych oraz galerii wystaw czasowych (również powrót do systemu działań projektowych). Dla każdego z nich została opracowana strategiczna karta wyników. Zakończenie okresu badawczego każdorazowo zakończone zostało ewaluacją strategii. Wyznaczone dla każdego z okresów cele strategiczne zostały osiągnięte:

• 2011-2015 - budowa siedziby stałej, oddanie do użytkowania dwóch wystaw stałych; opracowanie i rozpoczęcie realizacji dwóch programów wystawienniczo-naukowych w ramach „nowego systemu działań projektowych";
• 2016-2020 - uzyskanie statusu muzeum rejestrowego (wpisanego do Państwowego Rejestru Muzeów), zmiana nazwy na Muze.ON | Polskie Poznawanie Świata.

Opisywana praktyka zarządcza mieści się w badanym przez SMUP obszarze "Kultura i rekreacja", dotycząc usługi "Udostępnianie materialnego dziedzictwa kulturowego". Portal smup.gov.pl jako platforma wspierająca zarządzanie usługami publicznymi umożliwia porównywanie parametrów z podobnymi jednostkami samorządu z grupy porównawczej na terenie kraju.

Metryka praktyki