Poprawa systemu zarządzania świadczonych usług w zakresie odprowadzania i oczyszczania ścieków w Bydgoszczy w wyniku wdrożenia systemu controllingu

Miejskie Wodociągi i Kanalizacja w Bydgoszczy to Spółka zajmująca się dostawą wody oraz odprowadzaniem i oczyszczaniem ścieków dla Bydgoszczy i gmin ościennych. 

Problem zdefiniowany przez samorząd: Z powodu odrębnych systemów informatycznych, do 2002 roku w MWiK rozliczanie kosztów miesiąca przez księgowość było niezautomatyzowane, odbywało się ręcznie w tzw. tabulogramach i przy użyciu kalkulatora. Nie było możliwości dotarcia do konkretnych danych kosztowych w ramach istniejącego systemu FK, co utrudniało jakiekolwiek analizy zdarzeń gospodarczych. Odległe obiekty firmy nie były połączone ze sobą sieciowo, co wiązało się z ograniczonym i utrudnionym dostępem do informacji. Rejestrowanie w systemie faktur służyło prowadzeniu rachunkowości sprawozdawczej, a nie rachunkowości zarządczej Spółki.

W efekcie niemożliwe było dokonywanie jakichkolwiek analiz kosztowych, a tym samym podwyższania jakości i efektywności wykonywanych zadań, co z kolei skutkowało niegospodarnością i brakiem efektywności w usługach oferowanych przez Spółkę.

Sposób rozwiązania: Samorząd miasta Bydgoszczy podjął decyzję o zakupie Zintegrowanego Systemu Informatycznego z dedykowanym dla MWiK Modułem Controllingu Operacyjnego, który miał zapewnić dostępność do danych, umożliwić podwyższenie jakości i efektywności wykonywanej pracy przy jednoczesnym obniżaniu kosztów realizowanych zadań oraz usprawnić zarządzanie firmą. System wdrażano w latach 2003-2005.

W wyniku wdrożenia systemu zdefiniowano i monitoruje się systematycznie mierniki efektywności działania firmy. Wygenerowano ponad 100 wskaźników zarówno finansowych, jak i niefinansowych mierzących automatycznie skuteczność działania Spółki m.in. takie jak: udział mieszkańców korzystających z sieci kanalizacyjnej, ilość awarii na km sieci kanalizacyjnej, energochłonność obiektu (oczyszczalnia ścieków), jednostkowy koszt oczyszczenia ścieków, pracownicy na 1000 podłączeń, wskaźnik ściągalności, średni czas reakcji na pisemną skargę, ilość mieszkańców na pracowników, wskaźnik płynności bieżącej, stopa rentowności netto sprzedaży.   

Ze względu na fakt, że idea controllingu jako metoda zarządzania organizacją miała zupełnie nowatorski charakter nigdzie dotychczas nie występujący, zespół zakładał długofalowy rozwój tego obszaru ZSI i jego sukcesywną weryfikację w celu jak najlepszego dostosowania do zdarzeń gospodarczych rzeczywiście mających miejsce w Spółce.

Korzyści: Efektem wdrożenia controllingu operacyjnego w MWiK jest przede wszystkim usprawnienie zarządzania firmą oraz możliwość podejmowania szybkich i racjonalnych decyzji zarządczych, finansowych. 

Wymierny wzrost efektywności kosztowej, dostępności, jakości usług na wybranych przykładach:

• blisko sześciokrotny wzrost wartości majątku trwałego w wyniku zrealizowanych inwestycji wodociągowo-kanalizacyjnych (z 315,5 mln zł do 1 773,3 mln zł),
• wzrost udziału mieszkańców korzystających z sieci kanalizacyjnej (z 87,4 proc. do 96,8 proc.),
• wzrost długości sieci kanalizacyjnej o 57,5 proc. (z 550,9 km do 867,5 km),
• spadek awaryjności na sieci kanalizacyjnej przeszło pięciokrotny (z 691 w 2003 r. do 126 w 2017 r.),
• stopień oczyszczenia ścieków wzrost z 34,8% do 100%.

Moduł zapewnił ewidencję zdarzeń gospodarczych w różnych przekrojach poprzez raporty controllingowe, które tworzyli samodzielnie pracownicy działu po odpowiednim przeszkoleniu przez firmę informatyczną. Raporty te służą zarówno członkom Zarządu, jak i pozostałej kadrze menedżerskiej do analizowania działalności jednostek organizacyjnych i przedsiębiorstwa. Raporty te usprawniają przepływ informacji zarządczej.

Innowacja zarządcza, jaką podjął samorząd Miasta Bydgoszczy niewątpliwie wzbogaca bazę wiedzy prezentowaną w portalu SMUP smup.gov.pl, w części poświęconej Obszarowi Usług „Ochrona środowiska", gdzie prezentowane są wskaźniki obrazujące kluczowe parametry ilościowe, jakościowe i w zakresie dostępności oraz kosztu jednostkowego, usług związanych z zaopatrzeniem w wodę i ścieki. Co istotne, portal umożliwia dokonywanie wnikliwych analiz tej oraz podobnych innowacji. Zgromadzone tam parametry można bowiem porównywać na poziomie gminy z podobnymi jednostkami samorządu z grupy porównawczej na terenie kraju.

Metryka praktyki